「マニュアル作り」は、もうやめませんか？〜「教える」という自己満足を捨て、利益という「結果」で社員を愛する〜

オフィスの「サグラダ・ファミリア」

あなたの会社には、いつまで経っても完成しない、あるいは完成した瞬間から古くなっていく書類がありませんか？そう、「業務マニュアル」です。

苦労してスクリーンショットを貼り付け、赤枠で囲み、手順を書き込み、分厚いファイルを作る。しかし、翌月には使用しているソフトの画面が変わり、法律が変わり、担当者が変わる。そのたびにまた修正作業に追われる。

これはまさに、オフィスのサグラダ・ファミリア。永遠に終わらない工事です。

私は中小企業の社長として、あえて強い言葉で提案したい。 「人間が読むためのマニュアル作り」は、もうやめませんか？

完成しないものに、社員の貴重な残業代を払う。あるいは、利益を生まないその作業に、社長であるあなたの命（時間）を削る。それは経営判断として、本当に「善」なのでしょうか。

従来のマニュアル教育は、例えるなら新入社員に**「詳細な地図を渡して、目的地までのルートを丸暗記させる」**ようなものでした。

「ここの交差点を右、次の信号を左…」と、膨大な手順を人間の脳みそに叩き込む。だから教育に時間がかかり、せっかく覚えた社員が辞めるたびに、経営者は「また一からか…」と絶望するのです。

しかし、AI時代の教育は違います。 「カーナビ（AI）の使い方」を教えるだけでいいのです。

「目的地（やりたいこと）はここだ。あとはこのカーナビに入力ボタンを押せば、ルート（手順）は勝手に出してくれる」

これなら、道順を覚える必要はありません。道路状況（業務ルール）が変わっても、ナビのデータ（AIへの指示）を書き換えるだけで済みます。人間の脳みそをアップデートする必要がないのです。

これからの時代、社内に蓄積すべき資産は「Wordのマニュアル」ではなく、「AIへのプロンプト（指示書）」です。

例えば、「お客様への謝罪メールの書き方マニュアル」を作るとします。従来なら、「件名はこうする」「時候の挨拶を入れる」「経緯を書く」と事細かに解説し、人間がそれを読んで一から文章を作っていました。

これを「プロンプト」に変えるとどうなるか。

【指示】 あなたはベテランのカスタマーサポートです。以下の【トラブル内容】をもとに、お客様の怒りを鎮め、信頼を回復するための丁寧な謝罪メールを作成してください。

【トラブル内容】（ここに箇条書きで事実を入れる）

これをAIに入力するだけで、80点以上のメールが一瞬で完成します。人間がやるべきは、手順を覚えることではなく、**「事実を入力し、最後におかしなところがないかチェックする」**ことだけです。

これまでのマニュアルは「読んで、理解して、動く」という受動的なものでした。これからのプロンプトは「貼り付けて、実行すれば、終わる」という能動的なツールです。

この転換こそが、人手不足の中小企業が生き残るための「武器」になります。

ここから少し、厳しい話をします。私たち経営者は、どこかで「人を育てること」を神聖視しすぎていないでしょうか。

社員と膝を突き合わせて語り合う。手取り足取り教える。それは一見、素晴らしいリーダーシップに見えます。しかし、利益というシビアな結果が出ていない時、**「でも、俺たちは社員と向き合っているから」**という感情論に逃げ込んでいないでしょうか。

中小企業における最大の「善」とは何か。私は、**「会社を潰さず、利益を出し続け、社員とその家族の生活を守ること」**だと定義しています。

いくら熱心に教育しても、いくら人間的に成長させても、会社が赤字で給料が払えなければ、それは経営者として社員に対する「悪」です。

「魚を与えるのではなく、魚の釣り方を教えよ」という格言があります。昭和・平成の時代は、釣り竿の持ち方から糸の垂らし方まで、長い時間をかけて「釣り方」を教え込むのが正解でした。

しかし、令和のAI時代は違います。 「ここに最新の魚群探知機と全自動釣り竿（AI）がある。ボタンはこれだ。あとはお前が大量に釣ってこい」 と、最強の武器を渡すこと。

これを一見、「冷たい」「教育放棄だ」と言う人もいるでしょう。しかし、その武器を使うことで、経験の浅い社員でも楽に成果が出せ、結果として高い給料を家に持って帰れるとしたら？

精神論で長時間労働を強いるのと、仕組みで楽に稼がせてあげるのと、どちらが本当の「社員への愛」でしょうか。

私はセブン-イレブンのオーナーとして24年間、泥臭い現場で数字と向き合ってきました。「本部」という巨大なシステムと対峙し、そのルールの中でいかに利益を残すか、ギリギリの戦いをしてきました。

だからこそ言えます。 **「綺麗事では、飯は食えない」**と。

「立派な社会人になれ」という道徳教育は、家庭や学校の領分かもしれません。企業の領分は、「うちのルールを守り、利益という結果を出せるか」。このドライな境界線を引くことこそが、リソースの少ない中小企業が勝つための唯一の道です。

マニュアル作成にかけていた膨大な時間を、プロンプトの作成と検証に充ててください。「人の記憶力」に頼る経営から、「AIの実行力」に頼る経営へ。

それができた時、あなたの会社は「人が辞めることを恐れない」、強く柔軟な組織に生まれ変わっているはずです。